Accord sur le traitement des données

Les rôles

Vous, en tant que client, êtes le responsable du traitement : vous décidez pourquoi et comment les données sont traitées. Mundus Code CH di Gianpiero Cirillo est le sous-traitant, qui ne traite les données que pour vous fournir les prestations de la proposition.

Quelles données, et de qui

Cela dépend des automatisations que vous utilisez : en règle générale, noms, coordonnées (e-mail, téléphone), messages et conversations, rendez-vous, documents et données de facturation de vos clients, de vos contacts et de vos collaborateurs. Nous ne traitons des données sensibles (par exemple sur la santé) que si la proposition le prévoit, avec des mesures supplémentaires.

Vos instructions

Nous traitons les données uniquement selon vos instructions : la proposition, la configuration des automatisations que vous approuvez et vos demandes écrites. Si une instruction nous paraît contraire à la loi, nous vous le disons avant de l'exécuter. Nous n'utilisons pas vos données à nos propres fins, ne les vendons pas et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles.

Confidentialité des personnes

Les personnes qui travaillent sur les données sont tenues à la confidentialité et ne voient que ce qui est nécessaire à leur tâche.

Sous-traitants ultérieurs

Nous faisons appel à ces sous-traitants ultérieurs, chacun pour la finalité indiquée et avec des obligations de protection des données au moins équivalentes à celles-ci ; ceux qui sont liés à un canal ou à une connexion n'interviennent que si vous utilisez ce service. Vous les acceptez avec la proposition. Avant d'en ajouter ou d'en changer un, nous vous informons : vous pouvez vous y opposer pour de justes motifs dans les 30 jours et, si nous ne trouvons pas de solution, résilier le service concerné.

• IONOS (Fasthosts Internet Ltd), Royaume-Uni : le serveur qui héberge le site web, la plateforme, la base de données, les fichiers et les copies de sauvegarde. Base : pays offrant une protection adéquate (annexe 1 OPDo).
• Zoho Mail, Union européenne : la boîte e-mail du magasin (hello@theailab.ch) : les e-mails que vous nous écrivez y arrivent. Base : pays offrant une protection adéquate (annexe 1 OPDo).
• Anthropic, États-Unis : le modèle de langage du conseiller IA, des analyses et des réponses automatiques. Il n'utilise pas les données pour entraîner ses modèles. Base : clauses contractuelles types ou Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
• Google (navigateur Chrome), États-Unis : la reconnaissance vocale du navigateur quand vous parlez au conseiller : votre voix est envoyée à Google et revient sous forme de texte. Base : clauses contractuelles types ou Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
• Mailgun, États-Unis et Union européenne : l'envoi des e-mails (confirmations, offres, factures, rappels). Base : clauses contractuelles types ou Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

Où se trouvent les données

Sur notre serveur IONOS au Royaume-Uni, un pays offrant une protection adéquate du point de vue suisse. Vers les États-Unis, les données ne partent qu'avec les protections indiquées pour chaque sous-traitant ultérieur.

Mesures de sécurité

• connexion au système de gestion avec authentification à deux facteurs pour le personnel et blocage des tentatives répétées ;
• secrets (clés et jetons des canaux et des connexions) chiffrés sur le serveur, jamais en clair dans les journaux ;
• connexions chiffrées (HTTPS) et données séparées par magasin et par client ;
• copies de sauvegarde automatiques et vérifiées, actuellement sur le même serveur ;
• journal des opérations, sans données personnelles dans les journaux techniques ;
• accès réservés aux personnes qui en ont besoin, avec des rôles séparés.

Assistance

Nous vous aidons, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, remise des données), à évaluer les risques et à dialoguer avec les autorités. Tout travail extraordinaire est convenu au préalable.

Violations de la sécurité des données

Si nous découvrons une violation de la sécurité des données qui concerne vos données, nous vous en informons sans délai, avec ce que nous savons et les mesures prises, afin que vous puissiez décider de l'annoncer au PFPDT (art. 24 nLPD) ou aux personnes concernées.

Fin du contrat

À la fin du service, nous vous restituons les données dans un format courant (par exemple CSV ou JSON) si vous le demandez dans les 30 jours ; ensuite nous les effaçons, sauf celles que la loi nous oblige à conserver. Les copies de sauvegarde sont effacées selon leur cycle normal.

Contrôles

Vous pouvez nous demander les informations nécessaires pour démontrer le respect de cet accord. Un contrôle sur place, effectué par vous ou par un réviseur tenu au secret, se convient par écrit avec un préavis raisonnable, est à vos frais et ne touche pas les données d'autres clients.

Durée et priorité

L'accord s'applique tant que nous traitons des données pour votre compte. Sur ces questions, il prime les conditions générales. Droit suisse, tribunaux de Lugano.