Déclaration de protection des données

Responsable et contact

Le responsable du traitement est Mundus Code CH di Gianpiero Cirillo. Pour toute question ou demande concernant la protection des données, écrivez à hello@theailab.ch.

L'entreprise

L'adresse, le téléphone et la forme juridique de l'entreprise figurent dans les mentions légales.

Mentions légales

En bref

• Le conseiller du magasin et de l'AI Audit est une intelligence artificielle : nous vous le disons toujours avant de commencer.
• Nous n'enregistrons pas l'audio : votre voix devient du texte pendant que vous parlez et n'est pas sauvegardée.
• Nous ne vendons pas de données et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles.
• Les données se trouvent sur un serveur au Royaume-Uni ; certains fournisseurs sont aux États-Unis, avec les protections exigées par la loi.
• Vous pouvez à tout moment consulter, corriger, exporter ou faire effacer vos données.

Le site web

Lorsque vous visitez theailab.ch, le serveur reçoit les données techniques de chaque requête (adresse IP, navigateur, page, heure) et les inscrit dans les journaux techniques. Pour mesurer l'audience du site sans outils de tiers, nous comptons les pages vues avec un identifiant aléatoire lié à la session du navigateur (pas à votre nom) et nous gardons en mémoire l'origine de la visite (les paramètres de la campagne à l'origine de votre visite).

Si vous remplissez un formulaire (contact, réservation, candidature comme magasin affilié), nous enregistrons ce que vous écrivez, par exemple le nom, l'e-mail, le téléphone, l'entreprise et le message, ainsi que le moment où vous avez donné votre consentement. Les cookies sont expliqués sur leur propre page.

Cookies

L'AI Audit depuis votre téléphone

Les réponses que vous donnez au conseiller IA (secteur, volumes, outils, activités, problèmes, objectifs) et la conversation écrite sont enregistrées pour préparer votre rapport ; si vous laissez votre e-mail, nous le relions au rapport. Lorsque le conseiller IA est actif, les réponses sont traitées par le modèle de langage indiqué parmi les fournisseurs ; sinon, le parcours guidé fonctionne uniquement sur notre serveur.

Consultation IA au magasin

La consultation ne commence qu'après votre consentement à l'écran. Ce que vous dites est transcrit en texte afin de préparer l'analyse de votre entreprise et une proposition. L'audio n'est pas enregistré. La transcription et l'analyse sont conservées par Mundus Code CH di Gianpiero Cirillo pendant 12 mois, puis rendues anonymes, sauf si vous en demandez la suppression plus tôt à l'adresse hello@theailab.ch. La personne qui vous conseille sur place peut lire la transcription pendant la séance. Si vous préférez, vous pouvez écrire au lieu de parler.

Clientèle, propositions, factures et rendez-vous

Lorsque vous nous demandez une offre ou devenez notre client, notre système de gestion (CRM) tient votre fiche : coordonnées, entreprise, négociations, notes d'entretien, propositions et leur acceptation. Lorsque vous acceptez une proposition, nous enregistrons qui l'accepte (nom, e-mail et, si vous l'indiquez, fonction ou entreprise), la date et l'heure, l'adresse IP complète et le navigateur d'où vient l'acceptation : ces données sont la preuve du contrat et restent jointes à la proposition. Les factures contiennent les données de facturation et les paiements. L'agenda contient les rendez-vous que vous réservez, avec les e-mails de confirmation et de rappel.

Espace client

L'espace client vous montre vos propositions, factures, rendez-vous, automatisations et documents. Pour vous connecter, il faut votre e-mail et un mot de passe (que nous conservons uniquement sous forme d'empreinte chiffrée) ou un lien à usage unique ; nous enregistrons les connexions. Les documents que vous déposez restent dans un espace privé, visible par vous et par le magasin.

Espace client

Discussion en ligne sur le site

La discussion en ligne (le chat) enregistre les messages de la conversation. Elle n'utilise pas de cookies : elle garde la conversation en mémoire dans l'espace de stockage local de votre navigateur. Votre adresse IP n'est pas conservée, seulement une empreinte non réversible qui sert à freiner les abus. Vous ne laissez vos coordonnées que si vous le souhaitez, avec votre consentement. Sur le site d'un de nos clients, le responsable du traitement est ce client : nous traitons les données pour son compte.

Nouveautés et invitations

Nous ne vous envoyons des nouveautés et des invitations que si vous l'avez choisi : le consentement est facultatif et jamais coché d'avance. Chaque e-mail contient le lien pour modifier vos préférences ou vous désinscrire.

Pourquoi nous traitons les données

En Suisse, nous traitons les données conformément à la nLPD. Pour les personnes qui se trouvent dans l'Union européenne, les bases juridiques sont le contrat et les mesures précontractuelles, le consentement, notre intérêt légitime à faire fonctionner et à protéger le service, et les obligations légales (art. 6 RGPD).

• répondre à vos demandes et fixer les rendez-vous ;
• préparer le rapport, l'analyse et la proposition ;
• fournir ce que vous avez acheté (automatisations, logiciels, assistance), le facturer et l'encaisser ;
• protéger le service contre les abus et le sécuriser ;
• mesurer quelles pages et quelles campagnes fonctionnent ;
• respecter les obligations légales, par exemple la comptabilité ;
• vous envoyer des nouveautés, uniquement avec votre consentement.

À qui nous confions les données, et dans quel pays

Seuls ces fournisseurs travaillent pour nous, chacun pour la finalité indiquée et avec un contrat qui leur interdit tout usage propre. La liste suit les services activés en ce moment : ceux que nous n'utilisons pas n'y figurent pas. Nous ne vendons de données à personne.

Le Royaume-Uni et les États de l'Union européenne offrent, du point de vue suisse, une protection adéquate. Vers les États-Unis, les données ne partent qu'avec les protections indiquées pour chaque fournisseur.

• IONOS (Fasthosts Internet Ltd), Royaume-Uni : le serveur qui héberge le site web, la plateforme, la base de données, les fichiers et les copies de sauvegarde. Base : pays offrant une protection adéquate (annexe 1 OPDo).
• Zoho Mail, Union européenne : la boîte e-mail du magasin (hello@theailab.ch) : les e-mails que vous nous écrivez y arrivent. Base : pays offrant une protection adéquate (annexe 1 OPDo).
• Anthropic, États-Unis : le modèle de langage du conseiller IA, des analyses et des réponses automatiques. Il n'utilise pas les données pour entraîner ses modèles. Base : clauses contractuelles types ou Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
• Google (navigateur Chrome), États-Unis : la reconnaissance vocale du navigateur quand vous parlez au conseiller : votre voix est envoyée à Google et revient sous forme de texte. Base : clauses contractuelles types ou Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
• Mailgun, États-Unis et Union européenne : l'envoi des e-mails (confirmations, offres, factures, rappels). Base : clauses contractuelles types ou Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

Pendant combien de temps

Nous conservons les données ci-dessous pendant les durées indiquées ; tout le reste, tant qu'il sert à la finalité pour laquelle nous l'avons collecté, puis nous l'effaçons ou le rendons anonyme.

• Consultations au magasin et AI Audit (transcriptions et analyses) : 12 mois, puis rendues anonymes.
• Demandes de contact, réservations et prospects : 24 mois après le dernier contact.
• Événements de mesure d'audience du site : 24 mois.
• Factures et comptabilité : 10 ans, comme l'exige la loi (art. 958f CO).
• Journaux des connexions : 180 jours.

Vos droits

Vous pouvez demander quelles données nous avons sur vous (accès), les faire corriger (rectification) ou effacer, les recevoir dans un format lisible par une machine (remise ou transmission) et retirer un consentement à tout moment. Écrivez à hello@theailab.ch : nous répondons dans les 30 jours. Si vous êtes déjà notre client, vous pouvez vous-même corriger vos données, les télécharger et en demander l'effacement dans l'espace client. Les factures ne peuvent pas être effacées avant l'échéance du délai légal.

Vous pouvez aussi vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ou, dans l'Union européenne, à l'autorité de contrôle de votre pays.

Espace client

Intelligence artificielle

Le conseiller du magasin et de l'AI Audit, l'assistant de la discussion en ligne et celui des canaux sont une intelligence artificielle, et nous le disons avant de commencer. Les scores, les économies et les délais sont des estimations indicatives, calculées avec des règles déclarées. Aucune décision qui vous concerne n'est prise par un système automatique seul : les prix, les propositions et les décisions commerciales sont l'affaire de personnes.

Aucun enregistrement audio

Ni au magasin ni depuis le téléphone nous n'enregistrons votre voix : la reconnaissance vocale (voir les fournisseurs) la transforme en texte pendant que vous parlez et nous ne conservons que le texte.

Sécurité

Connexion au système de gestion à deux facteurs pour le personnel, secrets chiffrés, connexions chiffrées, données séparées par magasin, copies de sauvegarde vérifiées et un journal des opérations. Chaque personne ne voit que ce dont elle a besoin.

Mineurs

Nos services s'adressent aux entreprises et aux professionnels. Nous ne collectons pas sciemment de données de mineurs de moins de 16 ans : si vous pensez que cela s'est produit, écrivez-nous et nous les effacerons.

Modifications

Ceci est la version du 8 octobre 2026. Si nous modifions la déclaration, nous publions ici la nouvelle version avec sa date ; nous informons nos clients des changements importants par e-mail.